Um Documento para chamar de Nosso: Ficha Tipológica

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Caros colegas da disciplina DTD apresentaremos aqui nosso trabalho final em forma de posts.

Contextualizando o documento escolhido:

Nosso documento é a Solicitação para aproveitamento de estudos, que é o reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior.

Para solicitar o aproveitamento o aluno deverá preencher o formulário na SAA e logo em seguida ele será encaminhado para um professor que o analisará e dará o resultado final.

Agora apresentamos a ficha tipológica elaborada pelo nosso grupo:

Um documento para chamar de Meu (Nosso) -

Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Manual da Ficha tipológica

Grupo de Arquivistas de Madri:

1) Identificação:

Denominação: Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Definição: Reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior, mediante análise dos estudos realizados pelo aluno.

Código: 125.23 – Tabela De Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim Das Instituições Federais De Ensino Superior – IFES.

Caracteres Externos:

·         Suporte: Papel

·         Gênero / Classe: Textual

·         Formato: Formulário

·         Forma: Original

2) Oficina Produtora:

·         SAA (Secretaria de Administração Acadêmica)

3) Destinatários:

·         SAA (Secretaria de Administração Acadêmica)

·         Departamento/Faculdade ao qual irá se requerer o aproveitamento.

4) Legislação:

·         Resolução CEPE nº111/02, de 12/09/02 ;

·         Resolução CEPE nº 29/2006 de 14/03/06.

5) Trâmite:

Campos 1, 2 e 3: Identificação (do Aluno, da Instituição de Ensino e das Disciplinas)

Aluno solicita o aproveitamento de estudos no Posto avançado da SAA mediante preenchimento de formulário padrão.

Ao preencher, fornece dados sobre os estudos que deseja aproveitar e apresenta respectivos comprovantes (histórico escolar e programas das disciplinas solicitadas contendo carga horária e resultado de aprovação, autenticadas pela instituição anterior), informa dados pessoais, data e assina;

Campo 4: Encaminhamento

O Posto Avançado encaminha o formulário ao departamento/faculdade responsável por cada disciplina solicitada, datado e assinado por um servidor.

Professor indicado pela unidade de ensino efetuará a análise do conteúdo programático das disciplinas a serem aproveitadas.

Campo 5: Parecer do Aproveitamento

Professor indicado pela unidade de ensino, após análise, preenche planilha onde informa o resultado, rubricando e colocando sua matrícula:

·         Créditos Diretos;

·         Plano de adaptação (Estudos Complementares ou Exame Especial) é elaborado e o aluno, concordando em realizar a adaptação, fará requerimento nos postos avançados da DAA e cumprirá o plano individual de adaptação, obrigatoriamente, no prazo de dois períodos letivos após o requerimento.

Campo 6: Homologação

O Vice Diretor da unidade homologa o parecer dado pelo professor, datando e assinando.

Campo 7: Anotações SAA

Ao receber novamente o processo, com o resultado homologado, a SAA, através de seus servidores, atualiza o histórico do aluno (na UnB) e envia a comunicação do resultado ao aluno solicitante (via postal ou e-mail). O servidor responsável assina, datando.

Incidências:

O parecer poderá ser objeto de pedido de revisão do aluno que julgar insatisfeita sua pretensão, no prazo de 10 (dez) dias úteis após a ciência, quando houver manifesto erro de direito ou vício quanto ao exame de matéria de fato.

É admitido pedido de revisão, em qualquer época, até a data de formatura na UnB, do aproveitamento de estudos denegado por inexistência de disciplina equivalente na UnB à época da emissão do parecer da unidade de ensino.

Duração do Trâmite:

Cerca de 30 dias (ocorrendo sem incidências, conforme a Resolução)

6) Documentos básicos que compõem o expediente:

·         Formulário de Solicitação;

·         Solicitação de Adaptação de Estudos;

·         Revisão de Aproveitamento de Estudos;

·         Exposição de Motivos.

·         Formulários para despachos/anotações internas da UnB.

7) Vigência Administrativa:

 Enquanto o aluno mantiver vínculo com a instituição de ensino, arquivo corrente.

8) Expurgo:

5 anos na fase Intermediária - após desvinculação com a instituição, após esta, eliminação. Pedidos indeferidos: eliminados 2 anos após indeferimento.

Quanto à origem:

Endógenos: origina-se dentro da organização.

Luciana Duranti

Pessoas:

 Aluno

·         Servidores do Posto Avançado do SAA

·         Professor designado pela Unidade Acadêmica

·         Vice-Diretor

Tipologia Documental de Partidos a Associações Políticas

Local: Universidade de Brasília

Data: Data em que a pessoa/unidade realizou o ato:

·         Solicitação do Aluno (na SAA)

·         Encaminhamento (SAA – Unidade de Ensino)

·         Encaminhamento (Unidade de Ensino – Professor)

·         Parecer do Professor

·         Homologação do Vice Diretor

·         Atualização do histórico do aluno (SAA) 

   · Comunicação do resultado ao aluno (SAA)

Um Documento pra Chamar de Nosso: Justificativas para a escolha dos Campos elencados na Ficha Tipológica.

Como parte integrante do nosso trabalho final, Um documento pra chamar de Nosso, apresentaremos a vocês  a Ficha Tipológica, o Manual da Ficha Tipológica, e as Justificativas para a escolha de cada campo (da ficha), todos sobre o nosso documento: Solicitação de Aproveitamento de Estudos.

Justificativas:

Todos os campos existentes na ficha tipológica da série do documento para chamar de nosso,foram pensados de acordo com as necessidades apresentadas pela estrutura do próprio documento. Segue abaixo a justificativa do nosso grupo para cada campo utilizado.

Denominação: serve para identificar a série documental a qual o documento pertence, distinguindo-as das demais, evitando assim confusão de nomes. Além de trazer consigo o nome da espécie documental “Solicitação de Aproveitamento de Estudos”, presente na legislação do documento.

Definição: Mostra a função do documento, isto é, todo documento nasce com o objetivo de cumprir uma determinada função, o documento para chamar de nosso, consiste no reconhecimento dos créditos de disciplina(s) cursada(s) em outra instituição de ensino superior, segundo informa legislação pertinente.

OBS: É importante destacar que os campos Denominação e Definição, juntos, formam o tipo do documento, unindo espécie + função.

Código: este campo auxilia na classificação e conseqüentemente no acesso físico e intelectual ao documento.

Caracteres Externos

Suporte: permite fixar um meio físico único para a elaboração de todas as solicitações de aproveitamento de estudos, definido assim, uma padronização. Também proporciona melhoramentos na gestão de preservação documental permitindo que se estabeleçam as mesmas condições de temperatura, umidade e armazenamento aos documentos desta série.

Gênero, Formato e Forma: como mencionado no item acima, esses campos foram escolhidos pelo nosso grupo por estabelecerem padronização e melhoramentos na gestão de preservação desta série documental.

Caracteres Internos

Unidade produtora e Destinatário: campos importantes para informar quem é o produtor e o receptor do documento, sendo útil também para auxiliar no acesso aos documentos desta série.

Legislação: é o que ampara legalmente o documento. O texto 1.5 do Mariano Ruipérez reveste de importância o processo de conhecimento sobre a legislação no momento de elaboração das séries. Este campo faz-se útil no documento para chamar de nosso, visto que são expressos de forma clara os procedimentos, trâmites, prazos e condições para se efetuar a solicitação de aproveitamento de estudos.

Trâmite: este campo permite o conhecimento do contexto administrativo do documento em questão.

Documentos básicos que compõem o processo: este campo mostra os documentos relacionados ao processo, ajudando a delinear organicidade entre os mesmos, ou seja, a relação que o documento em questão mantém com outros documentos de sua cadeia administrativa.

Vigência Administrativa: este campo foi escolhido pensando-se na gestão documental, mais precisamente, no prazo que o documento fica nas fases corrente e intermediária, vindo logo após a destinação final.

Expurgo: campo de grande relevância na gestão de documentos, mostrando o prazo de sua eliminação com base no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das IFES. Contribui também para a otimização do espaço físico existente no CEDOC e SAA.

Pessoas: Informa as pessoas (físicas e jurídicas) envolvidas no processo, pode ser utilizado na recuperação da informação.

Local: é relevante no estabelecimento da historicidade do documento  e recuperação da informação.

Datas: campo que serve como elemento de autenticação, é base para se estabelecer a vigência administrativa, o expurgo, a ordenação dentro da série e historicidade do documento.

Um documento para chamar de nosso: Manual da Ficha Tipológica



Imagem retirada do site: http://www.feifar.org.br/

 Mais uma etapa da apresentação nosso trabalho final! Vamos ver agora o Manual da nossa ficha tipológica. Nele está a contida a explicação de cada campo usado na ficha. Recorremos a vários autores de referência no âmbito da diplomática arquivística. Confiram conosco.

Um documento para chamar de Meu (Nosso) -

Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Manual da Ficha tipológica

Grupo de Arquivistas de Madri:

1) Identificação:

Denominação: denominação imposta ao documento na origem, normalmente por meio de um ato normativo, reflete a natureza do documento.

Definição: Caracteres genéricos do documento que o descreve (finalidade), normalmente extraída da normatização.

Código: que o identifica no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da instituição.

Caracteres Externos: Fatores materiais do documento, meio pelo qual se está transmitindo a mensagem.

·         Suporte: material no qual o documento foi criado;

·         Gênero / Classe: meio utilizado para transmitir a informação;

·         Formato: configuração física do documento;

·         Forma: pode ser original ou cópia.

2) Oficina Produtora: Unidade administrativa que centraliza a gestão das séries documentais.

3) Destinatários: A quem o documento é destinado.

4) Legislação: Legislação utilizada no estudo das características dos documentos.

5) Trâmite: Processo que gera o tipo documental, sequencia de atos que são desencadeados a partir do documento e da sua finalidade.

6) Documentos básicos que compõem o expediente: Série de documentos gerados durante o trâmite, cujo conjunto dará lugar ao expediente (pode ser utilizado como guia em caso de reconstituição de expedientes)

7) Vigência Administrativa: Período em que o documento será utilizado para fins administrativos, importante para saber quando deverá se cuidar da destinação final.

8) Expurgo: Quando o documento poderá ser eliminado.

Luciana Duranti

Pessoas: quem irá intervir e a quem se destina o documento: autores, produtores e/ou destinatários (do ato/documento)

Tipologia Documental de Partidos a Associações Políticas

Local: Local onde o documento está sofrendo interferência (sendo produzido, assinado e analisado).

Data: Data do ato que está sendo produzido (solicitação, parecer, encaminhamento etc)