Para Chamar de Meu: Visita ao Cedoc para Pesquisas

Ontem eu e minhas companheiras de blog comparecemos ao Cedoc, cumprindo mais uma das fases do nosso trabalho final "Um documento para chamar de Meu". Lá encontramos a arquivista e diretora, Tânia Moura, que nos concedeu uma entrevista e nos concedeu acesso aos documentos que se encontravam lá arquivados, fomos acompanhados pela estagiária Natália. Pudemos verificar alguns documentos integrantes do processo "Solicitação para Aproveitamento de Estudos". Em contato com tais documentos, ficou mais fácil entender todo o trâmite deste documento e assim verificar o porquê de cada campo que nele consta . Fizemos também a pesquisa normativa mas, esta e outras etapas serão apresentadas posteriormente, em breve, neste blog.

Keyciane, Leandra, Rachel, Karla, Lucélia, Natália (estagiária Cedoc) e Tânia (diretora Cedoc)

Nós (do Blog), Tânia e Natália, do Cedoc

Análise Diplomática - Continuação



Ver fonte da imagem aqui

 Olá a todos que participam ou visitam este blog. Mais uma vez temos o desafio de tecer uma análise diplomática do "Documento para chamar de meu" do meu grupo. Agora vamos analisar apenas algumas caractéristicas propostas pelos autores já vistos anteriormente que melhor se aplicam ao nosso documento.

Denominação Original: Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Suporte: Papel

Formato:  Formulário
Forma : Original

Gênero: Textual

Espécie:  Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Função: Utilizar disciplinas já cursadas em outra faculdade /universidade

Tipo: Solicitação de aproveitamento de estudos para utilizar disciplinas já cursadas em outra faculdade/universidade

Signos especiais: logotipo da UnB

Data: Data da Solicitação

Remetente: Aluno

Destinatário: SAA-UnB

Trâmite: O aluno deverá solicitar o aproveitamento de estudos de uma só vez, requerendo a análise de todas as disciplinas cursadas com aprovação na instituição de origem.
-Os processos de aproveitamento de estudos serão homologados na unidade acadêmica responsável pela disciplina.
-PEDIDO DE REVISÃO: o aluno poderá solicitar revisão do seu processo de aproveitamento de estudos, que será considerado nos seguintes casos: inexistência de disciplina equivalente na UnB, à época da análise e erro ou impropriedade na análise do processo
-Solicitação é feita no Posto avançado da SAA, no Período estabelecido no “Calendário Universitário”.
-O prazo para solicitação: até dois períodos letivos após a admissão do aluno na UnB. O aluno pode solicitar a revisão em dez dias úteis, contados a partir da comunicação do resultado do aproveitamento de estudos.
- Na solicitação o aluno deverá apresentar o histórico escolar e os programas das disciplinas cursadas com aprovação, autenticados pela instituição de ensino superior de origem e preencher o formulário “Solicitação de Aproveitamento de Estudos”.
Documentos básicos que compõem o expediente:
- Formulário: Solicitação de Aproveitamento de Estudos
- Formulário: Revisão de Aproveitamento de Estudos
- Formulário: Exposição de Motivos
- Histórico Escolar do aluno
- Programas das disciplinas a serem aproveitadas, devem ser autenticados.

Observações Gerais: Documento amparado pela Resolução CEPE nº 111/02, de 12/09/02.Resolução CEPE nº 29/2006, de 14/03/2006.

Análise de um documento com óticas diferentes

Mais uma atividade de diplomática! Vamos juntos ver como é interessante um documento receber análises diplomáticas de autores diferentes do campo da diplomática e tipologia documental.

Documento para chamar de seu do meu grupo: Aproveitamento de estudos

Modelo Luciana Duranti:
Elementos externos ou extrínsecos:
Suporte: Papel
Escrita: Documento em forma de formulário, com espaços para preenchimento dos dados pessoais do aluno, bem como das disciplinas que quer aproveitar.
Linguagem: concisa
Signos especiais: logotipo da UnB
Selo: não se aplica
Anotações: tudo que o aluno vai preencher e também as assinaturas e datas, que o professor que estiver analisando o caso vai preencher.
Elementos internos ou intrínsecos:
Protocolo: Universidade de Brasília, Secretaria de Administração Acadêmica, Solicitação de aproveitamento de estudos.
Texto: Identificação do aluno e das disciplinas que deseja aproveitar e o trâmite do documento, juntamente com o parecer.
Escatocolo: Homologação e anotações finais.
Pessoas: Aluno que solicita o aproveitamento, professores que analisam a solicitação, vice-diretor da unidade e demais pessoas envolvidas na autorização de aproveitamento de disciplinas.
Qualificação das pessoas envolvidas: aluno, professor e vice-diretor da unidade
Tipo de ato: continuativo
Nome do ato: Solicitação de aproveitamento de estudos
Relação entre documento e procedimento: Documento que participa da fase inicial de um aproveitamento de disciplinas
Tipo de documento: Solicitação, original.
Descrição diplomática: Data, aluno xxx pede aproveitamento de disciplinas que cursou em outra faculdade. Documento particular, original. Universidade de Brasília, ano xxxx.

Modelo Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras
Identificação
Denominação original: Solicitação de aproveitamento de estudos
Local: Universidade de Brasília
Data: data que o aluno solicitar
Caracteres Externos
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: formulário, folha A4
Caracteres internos
Produtor: Universidade de Brasília
Conteúdo: Solicitação de aproveitamento de disciplinas já cursadas em outra faculdade
Objetivo/função: Aproveitar disciplinas já cursadas
Público alvo: interno, departamento do qual o aluno quer aproveitar disciplinas.
Fonte: Secretaria de Administração Acadêmica
Observações Gerais: não se aplica

Modelo Grupos de Madrid
Tipo Documental
Denominação: Solicitação de Aproveitamento de estudos
Definição: Reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior, mediante análise dos estudos realizados pelo aluno.
Código: não se aplica
Caracteres externos:
Classe: Textual
Suporte: Papel
Formato: Formulário
Forma: Original
Oficina Productora: Aluno que solicita o aproveitamento
Destinatário: Universidade de Brasília - SAA
Legislação: Resolução CEPE nº 111/02, de 12/09/02.Resolução CEPE nº 29/2006, de 14/03/2006.
Trâmite:
-O aluno deverá solicitar o aproveitamento de estudos de uma só vez, requerendo a análise de todas as disciplinas cursadas com aprovação na instituição de origem.
-Os processos de aproveitamento de estudos serão homologados na unidade acadêmica responsável pela disciplina.
-PEDIDO DE REVISÃO: o aluno poderá solicitar revisão do seu processo de aproveitamento de estudos, que será considerado nos seguintes casos: inexistência de disciplina equivalente na UnB, à época da análise e erro ou impropriedade na análise do processo
-Solicitação é feita no Posto avançado da SAA, no Período estabelecido no “Calendário Universitário”.
-O prazo para solicitação: até dois períodos letivos após a admissão do aluno na UnB. O aluno pode solicitar a revisão em dez dias úteis, contados a partir da comunicação do resultado do aproveitamento de estudos.
- Na solicitação o aluno deverá apresentar o histórico escolar e os programas das disciplinas cursadas com aprovação, autenticados pela instituição de ensino superior de origem e preencher o formulário “Solicitação de Aproveitamento de Estudos”.
Documentos básicos que compõem o expediente:
- Formulário: Solicitação de Aproveitamento de Estudos
- Formulário: Revisão de Aproveitamento de Estudos
- Formulário: Exposição de Motivos
- Histórico Escolar do aluno
- Programas das disciplinas a serem aproveitadas, devem ser autenticados.
Ordenação das séries: não se aplica
Conteúdo:
- Datas: data da solicitação
- Assuntos: aproveitamento de disciplinas
Vigência Administrativa: acredito que até que o aluno conclua o curso.
Expurgo: acredito que podem ser eliminados após a conclusão do curso.
Acesso: sigiloso, pois são informações particulares do aluno.

Modelo Resolução do Conarq
Especificações:
Cor: Branca
Via: Única original
Formato: A4
Utilização: SAA
Instruções para preenchimento:
- Código do assunto: de acordo com o plano de classificação do conarq
- Resumo do assunto: Reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior, mediante análise dos estudos realizados pelo aluno.
- Dados do documento:
Número: sem número
Data: data da solicitação
Espécie: solicitação
Remetente: aluno
Destinatário: SAA - UnB
-Ver: indicar o código de classificação referente ao assunto sob o qual o documento está sendo arquivado.

Um Documento pra chamar de Seu: aspectos Jurídicos, Diplomáticos e Históricos

Este post tem o objetivo de analisar a Solicitação de Aproveitamento de Estudos, que é o documento escolhido pelo grupo como objeto de estudo no projeto "um documento pra chamar de seu" proposto pelo professor André como trabalho final da disciplina. Observamos nessa atividade os três aspectos trabalhados por Luciana Duranti: jurídicos, diplomáticos e históricos e os meios que provem sua autenticidade sob estes aspectos:

Jurídicos: assinatura e carimbo das autoridades competentes dentro da universidade (Professores, vice diretores...). Legislação Básica que ampara tal procedimento: Resolução CEPE nº 111/02, de 12/09/02; e Resolução CEPE nº 29/2006, de 14/03/2006.

Formas de Falsificar: alteração dos documentos apresentados como prova das disciplinas (histórico escolar, ementas, carga horária, notas/menções), carimbos forjados, assinaturas falsificadas.

Diplomáticos: todo o formato do formulário modelo pré-definido pela universidade, contendo: logotipo da UnB,  dados do aluno, instituição de origem (do aluno), identificação das disciplinas motivo da solicitação, assinatura do aluno e respectiva data;  campos do trâmite (com carimbo e assinatura dos responsáveis): encaminhamento, parecer do aproveitamento,  homologação do resultado e anotações do DAA.

Formas de falsificar: alteração dos campos do formulário no modelo já instituído, inverter ou modificar o caminho a ser seguido pelo trâmite normal do documento. 

Históricos: informações anotadas no documento com suas datas e assinaturas que atestem a veracidade destas informações.

Formas de Falsificar: alteração dos documentos apresentados como prova das disciplinas (histórico escolar, ementas, carga horária, notas/menções), carimbos forjados, assinaturas falsificadas.

link para a atividade relâmpago

Tarefa sobre documento constitutivo

O nosso documento "pra chamar de seu" escolhido foi a solicitação de aproveitamento de estudos. A atividade proposta pelo professor André na aula de diplomática foi dizer se o nosso documento escolhido pode ser considerado um documento constitutivo.

De acordo com o post no blog Diplomática e Tipologia Documental documentos constitutivos são aqueles que formalizam a existência de uma pessoal moral, listando quais são seus direitos e suas obrigações. De acordo com este conceito o documento que escolhemos não pode ser considerado constitutivo, uma vez que ele não trata sobre existência de uma pessoa moral, ele trata sobre aproveitamento de estudos, no caso da UnB, de créditos.

 Este documento é uma solicitação que um aluno que cursou disciplinas em outra faculdade, em período distinto do cursado na UnB, faz para aproveitar a matéria similar à matéria ministrada na UnB. Para solicitar o aproveitamento o aluno deverá levar seu histórico escolar juntamente com os programas das disciplinas cursadas com aprovação, autenticados pela instituição de ensino de origem. Deverá preencher o documento: solicitação para aproveitamento de estudos, que será encaminhado a um professor para analisar o programa. Caso a matéria seja concedida constará no histórico do aluno a menção CC, crédito concedido. Caso a disciplina tenha carga horária menor que da UnB o aluno deverá preencher outro formulário: Solicitação de adaptação de estudos, que poderá ser um exame especial ou estudos complementares.

Conforme observado na explicação do que é o nosso documento e a análise de outros documentos que se relacionam com ele, percebe-se que este documento não é constitutivo, apesar de gerar direitos e obrigações ele não se relaciona com a formalização da existência de uma pessoa moral.

Duplicidade (O filme) - analisando documentos

Em diversas cenas do filme, percebemos que o acesso às dependências (edifícios) onde as empresas estavam instaladas se dava através de catracas liberadas por crachás, em forma de cartões, provavelmente com chips ou outra tecnologia. São as identidades funcionais.

No Brasil, o decreto 5.703, de 15 de fevereiro de 2006 dá fé pública aos cartões de identidade funcional expedidos pelos Ministérios e órgãos da Presidência e Vice-Presidência da República. Segundo este decreto, os cartões somente podem ser emitidos mediante a apresentação da carteira de identidade do agente público expedida pelos órgãos públicos civis ou militares competentes e que a aposentadoria, exoneração, demissão ou qualquer forma de cessação do exercício do agente, torna nulo, de pleno direito, o cartão de identidade funcional expedido, obrigando-se o identificado a restituí-lo. Em caso de extravio ou roubo, o agente público é obrigado a comunicar imediatamente a ocorrência ao órgão em que está em exercício. O responsável pela emissão do cartão de identidade funcional que nele fizer inserir dados inexatos incorrerá em sanções administrativas e penas previstas em lei. O uso de tais identidades é comum tanto no serviço público quanto na iniciativa privada.

A seguir postamos frente e verso de duas identidades, uma das versões postadas possui erros que deverão ser listados pelos grupos. Verifiquem que os cartões em da empresa em questão sempre possuem as informações: FRENTE: logomarca da empresa, setor de trabalho, fotografia do empregado; VERSO: nome de tratamento, código do cartão (10 números, vinculados ao chip dentro do cartão), nome completo do funcionário, setor de trabalho, cargo do funcionário, matrícula (7 números e 1 dígito), tipo sanguíneo, data da posse na empresa, data de validade do cartão.

Figura 1: frente

Figura 1: verso

Figura 2: frente

Figura 2: verso

Comparando os blogs: diplomática e tipologia documental e diplomàtica.cat

(a) A primeira correspondência identificada entre os post dos blogs, é a disposição de ambos em conceituar documento de arquivo.No post do blog mãe, temos as primeiras atividades da disciplina, que consistem na análise de documentos de arquivo. No blog catalão, tem um post chamado “Què podem considerar um document?”, com a mesma proposta.
(b) A segunda correspondência encontrada, trata-se de ambos postarem sobre autenticidade. Um tema de extrema relevância para a diplomática.No blog mãe os alunos leram o texto da Luciana Durati e estudaram vários documentos, identificando se os mesmos possuíam autenticidade diplomática, de direito e histórica. O blog catalão, por sua vez, também fala dessas três autenticidades, como requisitos necessários na validação de documentos.
(c) O terceiro ponto em comum nos blogs, é o tema das funções documentais.Na atividade da aula anterior, no CEDOC, foi discutida a questão  das funções documentais dos documentos universitários, apresentadas na tipologia, se considerado o conceito de tipologia como sendo a espécie + a função do documento. A atividade será postada no(s) blogs nesta semana. No blog catalão, no post “La diplomàtica que no ho és. La diplomática que volem”, em seu sub tópico chamado “Diplomàtica orientada a entendre les funcions documentals”, é mostrado a necessidade do arquivista em se conhecer, através da diplomática, as funções e o contexto do documentos de arquivo.

Atividade sobre o Cedoc

Em nossa segunda aula ministrada no Cedoc, o professor propôs uma atividade interessante onde dividiu a turma em grupos e, dentro de cada grupo, cada aluno possuía uma função: 2 seriam os observadores (observariam os arquivos do Cedoc, permanente e intermediário); 1 seria o investigador (entrevistaria a  arquivista e diretora do Cedoc, Tânia); 1 seria o analista tecnológico (efetuaria pesquisa sobre o Cedoc na internet); e 1 seria o jornalista (entrevistaria os monitores). Após serem efetuadas as observações e as entrevistas, os membros do grupo se reuniram novamente e receberam 6 questionamentos a serem pensados e respondidos, utilizando os dados coletados.

Ao final o professor falou sobre os questionamentos propostos mas nossas dúvidas, que já eram muitas, cresceram ainda mais, pois o fato é que existem muitos posicionamentos diferentes a respeito de conceitos e terminologias. A certeza que temos é que devemos conhecer todas estas posições e seus fundamentos para nos posicionarmos a respeito ou mesmo apresentar novas soluções arquivísticas.

A respeito das espécies documentais existentes no Cedoc, listamos: atas, atos, planos, resoluções, projetos, instruções, relatórios, processos e atas. A resposta coincide com o posicionamento adotado pela Bellotto e pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, onde Espécie Documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.

Sobre as funções de tais espécies, citamos: normativas, administrativas, informativas, acadêmicas, técnicas, culturais, sociais, pesquisas e legais. Entretanto, o professor demonstrou que a função deveria ser mais exata, qualificando e distinguindo melhor o documento em sua singularidade. Como por exemplo: Atos da Reitoria – oficializar decisões administrativas.

Indagados sobre os tipos documentais existentes no Cedoc, consideramos que Tipo Documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro; seria a união da sua espécie com a sua função, assim, respondemos: atos da reitoria, resoluções da reitoria, instruções normativas, projetos de extensão, processos seletivos de cursos, atas de conselhos superiores. Percebemos, após a explanação do professor, que novamente pecamos no conceito de função pois, como exemplo, “da reitoria” não é a função dos atos. Mais correto seria então: Atos da Reitoria para Oficializar Decisões Administrativas.

Ao relacionar as séries existentes no arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades, encontramos muitas dificuldades. Primeiramente, temos que Série é uma subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. Porém, não tomamos conhecimento suficiente de uma série documental nem pudemos ainda relacioná-la às 3 idades, no momento não tínhamos um plano ou tabela em mãos.

Já ao tentarmos sugerir um plano de classificação, praticamente sugerimos o plano do Conarq para as áreas meio, discordando apenas das limitações impostas pelo sistema numérico por ele adotado e, para a área fim, sugerimos um plano bem básico, por ainda desconhecermos a complexidade, a diversidade, as funções e a quantificação de tais documentos. Ficamos sabendo que naquela data foi aprovado o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das Instituições Federais de Ensino Superior, justamente para as áreas fim, já para as áreas meio o Cedoc utiliza mesmo o Conarq. O Plano das IFES se divide basicamente nas classes: 100 – Ensino Superior, 200 – Pesquisa, 300 – Extensão, 400 – Educação Básica e Profissional, e 500 – Assistência Estudantil. 

A respeito das ações Arquivísticas que poderiam ser implantadas no Cedoc, verificamos que a atual gestão tem ampliado bastante a atuação do Centro, buscando novas soluções, espaço, melhoria da estrutura e facilitando a integração do Centro com  o curso de arquivologia (alunos, professores). A diretora contribuiu e participou das aulas lá ministradas, inclusive. Sugerimos apenas que haja mais participação na fase corrente dos documentos, atuando desde a sua produção, assim poderia ser garantido o tratamento arquivístico adequado à documentação da Universidade, levando a uma melhor conservação, localização, recuperação, destinação adequada e preservação. Participar do processo documental/informacional, e não apenas lidar com os documentos ao "final" do processo.

Atividade da Diplomática

Na última aula de diplomática, dia 23/09, os alunos analisaram documentos diversos, todos existentes no CEDOC. Segue abaixo a atividade completa do meu grupo.
1) Nome da espécie: Edital de Licitação na modalidade tomada de preços para serviços de compras nacionais.
2) Principais características que definem a espécie:
Instituição licitante (responsável pelo processo), departamento e/ou setor;
Número do processo e a data;
Cláusulas específicas e gerais - objetivo (definição do objeto: código, quantidade, descrição; condições de participação)
Legislação que regula o processo;
Formato;
Número de páginas sequencial;
Assinatura dos responsáveis pelo processo.
3) Sinais de validação que vão dar autenticidade a essa espécie:Assintaura do responsável legalmente competente;
Número do processo;
Indicação da instituição criadora.

Documentos Escolhidos

Para a atividade a ser desenvolvida no Cedoc, pesquisamos 3 documentos na TTD relativas às atividades fim das IFES (Instituições de Ensino Superior):

121.1 Projeto pedagógico dos cursos
125.14 Reopção de curso. Mudança de curso. Transferência interna
125.251 Abandono de curso

Ainda não localizamos a respectiva legislação mas estamos pesquisando. Na hipótese de indisponibilidade de tais documentos, outros serão selecionados.

Atividade de diplomática. Idênticos?

imagem retirada do blog biólogas.com
Gêmeos idênticos são realmente idênticos? aí está um assunto interessante. A ciência já comprova que as pessoas nascidas de um mesmo óvulo apesar de fisicamente parecerem iguais na verdade não são. Um estudo do geneticista Carl Bruder da University of Alabama em Birmingham comprova que o DNA de dois irmãos gêmeos não são idênticos (para ler mais sobre o estudo acesse o link logo abaixo da imagem). Mas o que isso tem a ver com a atividade de diplomática?
Da mesma forma que dois irmãos aparentemente iguais não possuem todas suas características iguais, um documento arquivístico, que em um primeiro momento aparenta ser exatamente igual a outro, às vezes pode não ser. Na atividade feita em sala, o professor André mostrou dois lenços de escoteiro iguais, mas logo depois nos informou que um foi presente de um amigo, com um nó que simboliza a amizade, e o outro foi uma aquisição do professor para usar nas suas atividades como escoteiro, justamente para substituir o que ganhou, pois não queria correr o risco de estragá-lo. Os dois lenços parecem iguais, mas quando compreendido o seu contexto de aquisição, eles se tornam totalmente diferentes.
Luciana Duranti mostrou 5 características de um documento de arquivo: Autenticidade, Naturalidade, Inter-relacionamento, Unicidade e Imparcialidade, com um destaque especial ao Inter-relacionamento. Um documento não pode ser compreendido sozinho, é necessário estudar seu contexto de criação/aquisição, para só então seguir com a organização. Se esta etapa for pulada corre-se o risco de eliminar um documento que realmente tenha valor e guardar apenas uma cópia sem nenhum valor arquivístico.

Luciana Duranti fala ainda da origem de um documento de arquivo, "Não há dúvida de que os dois princípios fundamentais da ciência arquivística, respeito aos fundos (ou princípio da proveniência sob o ponto de vista externo) e respeito à ordem original (ou princípio da proveniência sob o ponto de vista interno) enfatizam a importância central das origens administrativas dos registros " (Luciana Duranti)

O princípio de proveniência é de fundamental importância para o estudo dos documentos de arquivo, visto que o arquivista analisa o contexto em que o documento está inserido. Voltando novamente ao exemplo dos dois lenços de escoteiros aparentemente idênticos, visivelmente eles são iguais e qualquer um poderia ser eliminado se não existisse o conhecimento prévio da origem de cada um e o que os mesmos representam para o contexto do seu dono, no momento da avaliação e seleção.

Nas mesas em que estavam documentos “aleatórios”, isto é, que não pertenciam à mesma proveniência, percebemos tornar-se de difícil tarefa distinguir os documentos de arquivo dos demais, pois os alunos do grupo não possuíam um conhecimento da origem e contexto dos documentos.
Outro aspecto que foi útil para reflexão foi pensar que ao mesmo tempo em que um objeto ou documento pode não ser considerado de arquivo para alguma pessoa, física ou jurídica, o mesmo pode ser considerado de arquivo por outra. Mais uma vez levando em consideração a sua organicidade destacada por Luciana Duranti como inter-relacionamento.

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como prova de ação. Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v.7, n. 13, jan./jun. 1994.