Em nossa segunda aula ministrada no Cedoc, o professor propôs uma atividade interessante onde dividiu a turma em grupos e, dentro de cada grupo, cada aluno possuía uma função: 2 seriam os observadores (observariam os arquivos do Cedoc, permanente e intermediário); 1 seria o investigador (entrevistaria a arquivista e diretora do Cedoc, Tânia); 1 seria o analista tecnológico (efetuaria pesquisa sobre o Cedoc na internet); e 1 seria o jornalista (entrevistaria os monitores). Após serem efetuadas as observações e as entrevistas, os membros do grupo se reuniram novamente e receberam 6 questionamentos a serem pensados e respondidos, utilizando os dados coletados.
Ao final o professor falou sobre os questionamentos propostos mas nossas dúvidas, que já eram muitas, cresceram ainda mais, pois o fato é que existem muitos posicionamentos diferentes a respeito de conceitos e terminologias. A certeza que temos é que devemos conhecer todas estas posições e seus fundamentos para nos posicionarmos a respeito ou mesmo apresentar novas soluções arquivísticas.
A respeito das espécies documentais existentes no Cedoc, listamos: atas, atos, planos, resoluções, projetos, instruções, relatórios, processos e atas. A resposta coincide com o posicionamento adotado pela Bellotto e pelo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, onde Espécie Documental é a divisão de gênero documental que reúne tipos documentais por seu formato.
Sobre as funções de tais espécies, citamos: normativas, administrativas, informativas, acadêmicas, técnicas, culturais, sociais, pesquisas e legais. Entretanto, o professor demonstrou que a função deveria ser mais exata, qualificando e distinguindo melhor o documento em sua singularidade. Como por exemplo: Atos da Reitoria – oficializar decisões administrativas.
Indagados sobre os tipos documentais existentes no Cedoc, consideramos que Tipo Documental é a divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro; seria a união da sua espécie com a sua função, assim, respondemos: atos da reitoria, resoluções da reitoria, instruções normativas, projetos de extensão, processos seletivos de cursos, atas de conselhos superiores. Percebemos, após a explanação do professor, que novamente pecamos no conceito de função pois, como exemplo, “da reitoria” não é a função dos atos. Mais correto seria então: Atos da Reitoria para Oficializar Decisões Administrativas.
Ao relacionar as séries existentes no arquivo do Cedoc com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades, encontramos muitas dificuldades. Primeiramente, temos que Série é uma subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. Porém, não tomamos conhecimento suficiente de uma série documental nem pudemos ainda relacioná-la às 3 idades, no momento não tínhamos um plano ou tabela em mãos.
Já ao tentarmos sugerir um plano de classificação, praticamente sugerimos o plano do Conarq para as áreas meio, discordando apenas das limitações impostas pelo sistema numérico por ele adotado e, para a área fim, sugerimos um plano bem básico, por ainda desconhecermos a complexidade, a diversidade, as funções e a quantificação de tais documentos. Ficamos sabendo que naquela data foi aprovado o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das Instituições Federais de Ensino Superior, justamente para as áreas fim, já para as áreas meio o Cedoc utiliza mesmo o Conarq. O Plano das IFES se divide basicamente nas classes: 100 – Ensino Superior, 200 – Pesquisa, 300 – Extensão, 400 – Educação Básica e Profissional, e 500 – Assistência Estudantil.
A respeito das ações Arquivísticas que poderiam ser implantadas no Cedoc, verificamos que a atual gestão tem ampliado bastante a atuação do Centro, buscando novas soluções, espaço, melhoria da estrutura e facilitando a integração do Centro com o curso de arquivologia (alunos, professores). A diretora contribuiu e participou das aulas lá ministradas, inclusive. Sugerimos apenas que haja mais participação na fase corrente dos documentos, atuando desde a sua produção, assim poderia ser garantido o tratamento arquivístico adequado à documentação da Universidade, levando a uma melhor conservação, localização, recuperação, destinação adequada e preservação. Participar do processo documental/informacional, e não apenas lidar com os documentos ao "final" do processo.
