Arquivo em foco: Um Documento para chamar de Nosso: Ficha Tipológica

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Caros colegas da disciplina DTD apresentaremos aqui nosso trabalho final em forma de posts.

Contextualizando o documento escolhido:

Nosso documento é a Solicitação para aproveitamento de estudos, que é o reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior.

Para solicitar o aproveitamento o aluno deverá preencher o formulário na SAA e logo em seguida ele será encaminhado para um professor que o analisará e dará o resultado final.

Agora apresentamos a ficha tipológica elaborada pelo nosso grupo:

Um documento para chamar de Meu (Nosso) -

Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Manual da Ficha tipológica

Grupo de Arquivistas de Madri:

1) Identificação:

Denominação: Solicitação de Aproveitamento de Estudos

Definição: Reconhecimento dos créditos de disciplina cursada em outra instituição de ensino superior, mediante análise dos estudos realizados pelo aluno.

Código: 125.23 – Tabela De Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim Das Instituições Federais De Ensino Superior – IFES.

Caracteres Externos:

· Suporte: Papel

· Gênero / Classe: Textual

· Formato: Formulário

· Forma: Original

2) Oficina Produtora:

· SAA (Secretaria de Administração Acadêmica)

3) Destinatários:

· SAA (Secretaria de Administração Acadêmica)

· Departamento/Faculdade ao qual irá se requerer o aproveitamento.

4) Legislação:

· Resolução CEPE nº111/02, de 12/09/02 ;

· Resolução CEPE nº 29/2006 de 14/03/06.

5) Trâmite:

Campos 1, 2 e 3: Identificação (do Aluno, da Instituição de Ensino e das Disciplinas)

Aluno solicita o aproveitamento de estudos no Posto avançado da SAA mediante preenchimento de formulário padrão.

Ao preencher, fornece dados sobre os estudos que deseja aproveitar e apresenta respectivos comprovantes (histórico escolar e programas das disciplinas solicitadas contendo carga horária e resultado de aprovação, autenticadas pela instituição anterior), informa dados pessoais, data e assina;

Campo 4: Encaminhamento

O Posto Avançado encaminha o formulário ao departamento/faculdade responsável por cada disciplina solicitada, datado e assinado por um servidor.

Professor indicado pela unidade de ensino efetuará a análise do conteúdo programático das disciplinas a serem aproveitadas.

Campo 5: Parecer do Aproveitamento

Professor indicado pela unidade de ensino, após análise, preenche planilha onde informa o resultado, rubricando e colocando sua matrícula:

· Créditos Diretos;

· Plano de adaptação (Estudos Complementares ou Exame Especial) é elaborado e o aluno, concordando em realizar a adaptação, fará requerimento nos postos avançados da DAA e cumprirá o plano individual de adaptação, obrigatoriamente, no prazo de dois períodos letivos após o requerimento.

Campo 6: Homologação

O Vice Diretor da unidade homologa o parecer dado pelo professor, datando e assinando.

Campo 7: Anotações SAA

Ao receber novamente o processo, com o resultado homologado, a SAA, através de seus servidores, atualiza o histórico do aluno (na UnB) e envia a comunicação do resultado ao aluno solicitante (via postal ou e-mail). O servidor responsável assina, datando.

Incidências:

O parecer poderá ser objeto de pedido de revisão do aluno que julgar insatisfeita sua pretensão, no prazo de 10 (dez) dias úteis após a ciência, quando houver manifesto erro de direito ou vício quanto ao exame de matéria de fato.

É admitido pedido de revisão, em qualquer época, até a data de formatura na UnB, do aproveitamento de estudos denegado por inexistência de disciplina equivalente na UnB à época da emissão do parecer da unidade de ensino.

Duração do Trâmite:

Cerca de 30 dias (ocorrendo sem incidências, conforme a Resolução)

6) Documentos básicos que compõem o expediente:

· Formulário de Solicitação;

· Solicitação de Adaptação de Estudos;

· Revisão de Aproveitamento de Estudos;

· Exposição de Motivos.

· Formulários para despachos/anotações internas da UnB.

7) Vigência Administrativa:

Enquanto o aluno mantiver vínculo com a instituição de ensino, arquivo corrente.

8) Expurgo:

5 anos na fase Intermediária - após desvinculação com a instituição, após esta, eliminação. Pedidos indeferidos: eliminados 2 anos após indeferimento.

Quanto à origem:

Endógenos: origina-se dentro da organização.

Luciana Duranti

Pessoas:

Aluno

· Servidores do Posto Avançado do SAA

· Professor designado pela Unidade Acadêmica

· Vice-Diretor

Tipologia Documental de Partidos a Associações Políticas

Local: Universidade de Brasília

Data: Data em que a pessoa/unidade realizou o ato:

· Solicitação do Aluno (na SAA)