Como parte integrante do nosso trabalho final, Um documento pra chamar de Nosso, apresentaremos a vocês a Ficha Tipológica, o Manual da Ficha Tipológica, e as Justificativas para a escolha de cada campo (da ficha), todos sobre o nosso documento: Solicitação de Aproveitamento de Estudos.
Justificativas:
Justificativas:
Todos os campos existentes na ficha tipológica da série do documento para chamar de nosso,foram pensados de acordo com as necessidades apresentadas pela estrutura do próprio documento. Segue abaixo a justificativa do nosso grupo para cada campo utilizado.
Denominação: serve para identificar a série documental a qual o documento pertence, distinguindo-as das demais, evitando assim confusão de nomes. Além de trazer consigo o nome da espécie documental “Solicitação de Aproveitamento de Estudos”, presente na legislação do documento.
Definição: Mostra a função do documento, isto é, todo documento nasce com o objetivo de cumprir uma determinada função, o documento para chamar de nosso, consiste no reconhecimento dos créditos de disciplina(s) cursada(s) em outra instituição de ensino superior, segundo informa legislação pertinente.
OBS: É importante destacar que os campos Denominação e Definição, juntos, formam o tipo do documento, unindo espécie + função.
Código: este campo auxilia na classificação e conseqüentemente no acesso físico e intelectual ao documento.
Caracteres Externos
Suporte: permite fixar um meio físico único para a elaboração de todas as solicitações de aproveitamento de estudos, definido assim, uma padronização. Também proporciona melhoramentos na gestão de preservação documental permitindo que se estabeleçam as mesmas condições de temperatura, umidade e armazenamento aos documentos desta série.
Gênero, Formato e Forma: como mencionado no item acima, esses campos foram escolhidos pelo nosso grupo por estabelecerem padronização e melhoramentos na gestão de preservação desta série documental.
Caracteres Internos
Unidade produtora e Destinatário: campos importantes para informar quem é o produtor e o receptor do documento, sendo útil também para auxiliar no acesso aos documentos desta série.
Legislação: é o que ampara legalmente o documento. O texto 1.5 do Mariano Ruipérez reveste de importância o processo de conhecimento sobre a legislação no momento de elaboração das séries. Este campo faz-se útil no documento para chamar de nosso, visto que são expressos de forma clara os procedimentos, trâmites, prazos e condições para se efetuar a solicitação de aproveitamento de estudos.
Trâmite: este campo permite o conhecimento do contexto administrativo do documento em questão.
Documentos básicos que compõem o processo: este campo mostra os documentos relacionados ao processo, ajudando a delinear organicidade entre os mesmos, ou seja, a relação que o documento em questão mantém com outros documentos de sua cadeia administrativa.
Vigência Administrativa: este campo foi escolhido pensando-se na gestão documental, mais precisamente, no prazo que o documento fica nas fases corrente e intermediária, vindo logo após a destinação final.
Expurgo: campo de grande relevância na gestão de documentos, mostrando o prazo de sua eliminação com base no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade das IFES. Contribui também para a otimização do espaço físico existente no CEDOC e SAA.
Pessoas: Informa as pessoas (físicas e jurídicas) envolvidas no processo, pode ser utilizado na recuperação da informação.
Local: é relevante no estabelecimento da historicidade do documento e recuperação da informação.
Datas: campo que serve como elemento de autenticação, é base para se estabelecer a vigência administrativa, o expurgo, a ordenação dentro da série e historicidade do documento.
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